Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder Inhalte an einen anderen Mitarbeiter übergeben werden müssen, können Sie diese Änderung über den sogenannten Mitarbeiterwechsel durchführen. Der Vorteil hat es, dass Sie nicht jedes einzelne betroffene Element anschauen und anklicken müssen, sondern mit einer Auswahl und einem Knopfdruck mehrere Inhalte übergeben können.

Den Prozess führen Sie durch, indem Sie auf die Stammdaten und das Register Benutzer wechseln. Da wählen Sie den betroffenen Mitarbeiter aus, bei dem die inhalte entfernt werden müssen und klicken dann auf den Knopf Verwendung (in diesem Beispiel Usage):

Anschliessend erhalten Sie eine Übersicht über alle Inhalte, die dem ausgewählten Mitarbeiter zugewiesen sind. In diesem Beispiel werden alle Inhalte angezeigt, bei denen der Mitarbeiter als Eigner hinterlegt ist.

Wichtig: Die Inhalte der Basismodule Prozesse und Dokumente werden in einem gemeinsamen Register angezeigt. Für die weiteren Zusatzmodule stehen jeweils separate Register zur Verfügung. Soll ein Mitarbeiterwechsel auch Inhalte aus Zusatzmodulen umfassen, können Sie die entsprechenden Register aufrufen und die Zuweisungen dort ebenfalls vornehmen.

Über die Auswahlliste können Sie zu einer anderen Rolle wechseln. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die angezeigten Inhalte nach Status und Typ (z. B. Prozesse oder Dokumente) zu filtern.

Wählen Sie anschliessend die Inhalte aus, die Sie einem neuen Mitarbeiter zuweisen möchten. Sobald Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf den Button «Mitarbeiterwechsel»:

Danach können Sie den User auswählen und dann die Änderung speichern. Danach ist der Mitarbeiter für den gewünschten Inhalte und die gewünschten Rollen und Status angepasst.