QM-Pilot 4.0 bringt ein umfassendes Update mit neuer Benutzeroberfläche, moderner Technik, neuen Funktionen in verschiedenen Modulen und vielen Verbesserungen in der täglichen Nutzung.

Neue Funktionen

Allgemein (modulübergreifend)

Neue Benutzeroberfläche (UI)

• Komplett überarbeitete Benutzeroberfläche
• Keine separaten Kacheln mehr für Ansehen und Bearbeiten
• Neuer Moduleinstieg
• Je nach Berechtigung steht ein Switch zur Verfügung, um zwischen Ansehen und Bearbeitungsmodus zu wechseln
• Einheitlicherer und modernerer Einstieg in die Arbeit mit dem System
• Klarere Benutzerführung

KI-Chat im QM-Pilot (als Optionales Modul)

• Intelligente Suche über Inhalte im QM-System 
  • Suche über Prozesse, Dokumente und Risiken
  • Relevante Inhalte werden gefunden und verständlich zusammengefasst
  • Verantwortlichkeiten und Zusammenhänge werden erkannt
• Mehrsprachigkeit 
  • Fragen können in verschiedenen Sprachen gestellt werden
  • Inhalte werden in der Sprache der Anfrage beantwortet
  • Sprachwechsel innerhalb einer Konversation ist möglich
• Kontextbasierte Unterstützung 
  • Prozesse können erklärt werden
  • Verbesserungsvorschläge für Prozesse können generiert werden
  • Risiken in bestehenden Prozessen können erkannt werden
  • Vorschläge für Massnahmen und Kontrollen können erstellt werden
• Unterstützung bei Compliance und Datenschutz 
  • Zusammenfassungen von Dokumenten
  • Hinweise zu Pflichten und Verantwortlichkeiten
  • Erstellung von Checklisten
  • Erstellung von Muster-E-Mails
• Unterstützung bei der Systemnutzung 
  • Schritt-für-Schritt-Anleitungen
  • Hinweise zu Rollen und Berechtigungen
  • Unterstützung bei der Orientierung im System
• Strukturierte Antworten 
  • Listen
  • Checklisten
  • Zusammenfassungen
  • klare Textstruktur

Dark Mode

• Neuer Dark Mode für die Benutzeroberfläche
• Angenehmeres Arbeiten in dunkler Umgebung
• Entlastung der Augen bei längerer Nutzung
• Modernes Erscheinungsbild
• Individuell passendere Darstellung je nach Arbeitsstil

 Neue Dashboard-Kachel: Meine Inhalte

• Neue Kachel im Dashboard für persönliche Inhalte
• Anzeige von Meine Prozesse, Meine Dokumente und Meine Risiken
• Anzeige abhängig vom jeweiligen Modul oder als neue Übersicht über alle Module
• Schnellere Übersicht über die eigenen relevanten Inhalte
• Direkter Einstieg in die persönliche Arbeitsliste

Favoriten über den Header

• Favoriten sind neu direkt über das Sternsymbol im Header erreichbar
• Direkter Zugriff mit einem Klick
• Schnellere Navigation zu häufig genutzten Inhalten
• Verbesserte Benutzerfreundlichkeit
• Schnellzugriff ohne Umweg über weitere Navigationsebenen

Benachrichtigungscenter im System

• Benachrichtigungen, die per E-Mail verschickt werden, sind zusätzlich direkt im QM-Pilot bzw. als Desktop Benachrichtigungen abrufbar
• Zugriff über das Glockensymbol im Header
• Zentrale Übersicht über Benachrichtigungen innerhalb des Systems
• Schnellere Bearbeitung von offenen Punkten
• Weniger Abhängigkeit von E-Mail als einzigem Informationskanal

Schnellzugriff auf offene Lesebestätigungen

• Offene Lesebestätigungen sind direkt über ein Icon im Header erreichbar
• Direkte Übersicht über noch zu bestätigende Inhalte
• Schnellere Nachverfolgung
• Verbesserte Transparenz für Benutzer
• Vereinfachter Zugriff auf offene Pflichten

Maximierte Aufgabenansicht über alle Module

• Beim Maximieren der Aufgaben wird neu eine Ansicht mit allen Aufgaben aus dem gesamten QM-Pilot angezeigt
• Nicht mehr nur aus dem aktuell geöffneten Modul
• Modulübergreifende Übersicht über offene Aufgaben
• Bessere Priorisierung
• Verbesserte Arbeitsorganisation

Erweiterte Feedback-Anzeige im Dashboard

• Feedback wird neu pro Modul im Dashboard angezeigt
• Bessere Zuordnung von Rückmeldungen zu den jeweiligen Bereichen
• Erweiterte Anzeige beim Aufklappen der Feedback-Kachel
• Mehr Informationen direkt in der Dashboard-Ansicht
• Schnellere Übersicht über offene oder relevante Rückmeldungen

Automatische Nummernvorschläge für Inhalte

• Automatische Nummernvorschläge kann für Inhalte aktiviert werden
• Vereinfachte Verwaltung von Nummernkreisen
• Weniger manuelle Eingaben
• Einheitlichere Strukturierung
• Unterstützung einer konsistenten Benennung und Ordnung

Neues Kenndatenfeld: Mehrfachauswahl

• Neues Kenndatenfeld mit Mehrfach-Dropdown-Auswahl
• Ohne zusätzliches Textfeld davor
• Vereinfachte Datenerfassung
• Klarere Auswahlmöglichkeit
• Einheitlichere Datenbasis
• Verbesserte Auswertbarkeit

Einführungstour

Benutzer Authentifizierung

• Unterstützung für OpenID-basierte Authentifizierung (z. B. Microsoft Entra ID)
• Erweiterte LDAP-/Entra-ID-Integration mit automatischer Benutzersynchronisation und auf Wunsch automatische Archivierung/Löschung von inaktiven bzw. nicht mehr berechtigten Benutzern

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)

• Neue Multi-Faktor-Authentifizierung für den Login
• Zusätzliche Absicherung des Zugriffs auf das System
• Erhöhter Schutz vor unberechtigtem Zugriff
• Unterstützung moderner Sicherheitsanforderungen
• Stärkung der Systemsicherheit
  

Technik allgemein

• Neue Swagger-basierte REST API zur einfachen Integration und Anbindung externer Systeme
• Verbesserte und zuverlässigere Ausführung von wiederkehrenden Aufgaben (z. B. Mail-Benachrichtigungen, Benutzersynchronisation) durch ein zentrales Task-Management-System in Kombination mit einem QM-Pilot Windows Service
• Moderner technischer Unterbau mit klarer Trennung von Frontend und API auf Basis von .NET Core und React – für mehr Sicherheit und Zukunftsfähigkeit
• Moderne Multi-Tenancy-Architektur für einen effizienten, skalierbaren und wartbaren Betrieb vieler Mandanten
• Neues, modernes Wartungstool für Installation, Migration von Version 3.x sowie Updates der QM-Pilot Applikation und Datenbank

Prozessmanagement

Neue Prozesseditoren

• Neue Editor-Funktionen zur Modellierung von Prozessen
• Neuer Flowchart-Prozesseditor
• Neuer BPMN-Editor
• Moderneres Design der Editoren
• Schnellere und einfachere Erfassung von Prozessen
• Verbesserte Benutzerführung bei der Modellierung
• Komfortableres Arbeiten bei der Prozesserstellung und Prozesspflege

BPMN Export- und Importfunktion

• Möglichkeit zum Export von BPMN-Abläufen
• Möglichkeit zum Import von BPMN-Abläufen
• Vereinfachter Austausch von Prozessmodellen
• Unterstützung der Zusammenarbeit mit externen BPMN-Tools
• Schnellere Übernahme bestehender Modelle

Elemente zwischen Prozessen kopieren

• Im Prozesseditor können Elemente aus einem Prozess in den Ablauf eines anderen Prozesses kopiert werden
• Schnellere Modellierung ähnlicher oder zusammenhängender Prozesse
• Reduktion von Doppelarbeit
• Einfachere Wiederverwendung bestehender Prozessbestandteile

Direkte Verlinkung im Prozesseditor

• Beim Hinzufügen eines Dokuments kann neu auch direkt ein Link eingetragen werden
• Dieser Link muss zuvor nicht im Dokumentenmanagement erfasst werden
• Direkte Verlinkung externer Inhalte im Prozessablauf möglich
• Flexiblere Gestaltung von Prozessschritten
• Schnellere Integration von Webinhalten oder externen Ressourcen

Direkte Links im Kenndatenbereich

• Auch im Kenndatenbereich können neu direkte Links hinterlegt werden
• Keine vorgängige Erfassung im Dokumentenmanagement erforderlich
• Erweiterte Flexibilität bei der Erfassung zusätzlicher Informationen
• Schnellere Nutzung externer Verweise

Risikomanagement

Neues Modul: Chancen- und Risikomanagement

• Das Modul Risikomanagement wurde zum Modul für Chancen und Risiken erweitert
• Es können nicht mehr nur Risiken, sondern auch Chancen erfasst werden
• Bei der Erfassung kann ausgewählt werden zwischen: 
  • Risiko
  • Chance
• Die Felder für Chancen können separat von den Feldern für Risiken konfiguriert werden und es gibt auch eine Chancen Matrix
• Flexiblere Nutzung des Moduls
• Bessere Unterstützung normativer und strategischer Anforderungen

Erweiterte Massnahmensteuerung im Risikomanagement

• Massnahmen können neu mehreren Risiken zugeordnet werden
• Massnahmen können zusätzlich kopiert werden 
• Bessere Steuerung zusammenhängender Aktivitäten
• Weniger Mehrfacherfassungen
• Verbesserte Übersicht über risikobezogene Massnahmen

Ampelsystem für Risiken & Chancen

• Im Risikomanagement gibt es ein neues Ampelsystem
• Die Ampel wird direkt in der Struktur der Risiken angezeigt
• Bedeutung der Farben: 
  • Grün = alle Kontrollen sind erledigt
  • Orange = es gibt eine offene Kontrolle
  • Rot = es gibt mehrere offene Kontrollen
• Schnellere Übersicht über den Bearbeitungsstatus
• Verbesserte Priorisierung offener Handlungen

Gemeinsame Risiko- und Chancenmatrix auf Ordnerebene

• Auf grober Ebene werden alle Risiken und Chancen eines Ordners in einer gemeinsamen Matrix angezeigt
• Bessere Gesamtsicht auf eine Risiko- /Chancenlandschaft
• Schnellere Bewertung übergeordneter Zusammenhänge
• Unterstützt Priorisierung und Management auf höherer Ebene

Risiko-Link

• Risiken können mehrfach in der Risikostruktur dargestellt werden
• Dieses Konzept nennt sich Risiko-Link
• Gepflegt wird dabei nur das Originalrisiko
• Änderungen am Original wirken sich auf alle Darstellungen aus
• Vermeidung von Doppelpflege
• Bessere Darstellung bereichsübergreifender Risiken

Darstellung von Brutto- und Nettorisiko in der Risikomatrix

• Auf der Risikomatrix kann sowohl das Bruttorisiko als auch das Nettorisiko dargestellt werden
• Bessere Transparenz über die Wirkung von Massnahmen
• Direkter Vergleich zwischen ursprünglicher und reduzierter Risikosituation
• Unterstützt die Bewertung der Wirksamkeit von Kontrollen

Verbesserungen

Erweiterte Erinnerungsfunktion

• Reminder für Wiedervorlagen und Überarbeitungen wurden erweitert
• Es gibt nicht nur eine erstmalige Erinnerung
• Zusätzlich gibt es auch noch eine zweite Erinnerung
• Verbesserte Nachverfolgung offener Aufgaben
• Weniger Risiko, dass Überarbeitungen vergessen gehen

Erweiterte Aufgabenanzeige in der Portalansicht

• In der Portalansicht werden bei den Aufgaben neu auch Inhalte mit dem Status Entwurf angezeigt  (konfigurierbar)
• Gilt für die Module: 
  • Prozessmanagement
  • Dokumentenmanagement
  • Risikomanagement
• Vollständigere Übersicht über offene Arbeiten
• Frühere Sichtbarkeit relevanter Inhalte

Verbesserter Mitarbeiterwechsel

• Beim Mitarbeiterwechsel werden neu auch die Massnahmen aus allen Modulen mit berücksichtigt
• Vollständigere Übergabe offener Verantwortlichkeiten
• Weniger Risiko, dass Aufgaben verloren gehen
• Verbesserte Nachvollziehbarkeit bei Personalwechseln

Anpassbare Tabellenansicht

• Die Spaltenbreite in allen dargestellten Tabellen kann neu geändert werden
• Die gewählten Einstellungen werden gespeichert
• Individuellere Arbeitsweise möglich
• Bessere Lesbarkeit je nach Inhalt und Bedarf
• Höhere Benutzerfreundlichkeit im Tagesgeschäft

Verbesserte Ansicht der Massnahmen und Kontrollen

• Die Darstellung der Massnahmen wurde verbessert
• Die Darstellung der Kontrollen wurde verbessert
• Bessere Übersicht
• Schnellere Orientierung
• Erleichterte Bearbeitung und Nachverfolgung

Archivierte Inhalte

• Archivierte Inhalte wie Stammdaten oder Dokumenten werden nicht mehr in Auswahllisten im Prozess Editor oder den Kenndaten angezeigt.

Modernisierung der Landschaften

• Die Darstellung der Landschaften wurde modernisiert
• Gilt für: 
  • Prozessmanagement
  • Dokumentenmanagement
  • Risikomanagement
• Modernere visuelle Darstellung
• Verbesserte Übersichtlichkeit
• Klarere Benutzerführung
• Zeitgemässes Erscheinungsbild