Der Aufbau der Dokumentenstruktur und der Nummerierung sollte immer individuell an die Bedürfnisse und Besonderheiten der Organisation angepasst werden. Die hier präsentierten Ansätze eignen sich nicht immer und dienen nur als Input.

Wichtig: Die Sortierung in der Struktur erfolgt alphanumerisch. Das bedeutet, dass Sie bei mehr als einstelligen Nummern mindestens zweistellig arbeiten sollten, also 01, 02, 03 etc. da sonst die Sortierung 1, 11, 12 etc. ist.

Allgemeine Hinweise

1. Es empfiehlt sich, die Dokumentennummer an der Struktur zu orientieren. So ergibt die Nummer für die Mitarbeitenden einen Sinn, da bspw. Dokumententyp oder Abteilung ersichtlich ist. Zusätzlich ist die Vergabe der Nummern bei neuen Dokumenten einfach, da sich an der Struktur orientiert werden kann.
2. Die Struktur sollte den Mitarbeitenden dienlich sein. Wie finden sich die Mitarbeitenden am besten zurecht. Suchen sie primär in ihrem Bereich oder nach Dokumenttypen. Gibt es wichtige Themen, die in einem eigenen Ordner zusammengefasst werden sollten, wie ein Ordner mit Notfalldokumenten.
3. Ein Vorlagenordner sollte präsent auf oberster Ebene zur Verfügung stehen, sodass diese auch von Mitarbeitenden verwendet werden.

Variante 1 - Dokumenttypen

Dokumenttyp - Bereich - Nummer

Auf oberster Ebene wird zwischen den Dokumenttypen unterschieden. Auf der zweiten Ebene kann zwischen Themen/Abteilungen/Bereichen unterschieden werden. Die Dokumente erhalten dann eine fortlaufende Nummer,
bspw. CL-QM-01.

Variante 2 - Organisationsstruktur

Die in Variante 1 erstellte Struktur kann auch gegensätzlich angegangen werden, indem auf oberster Ebene Abteilungen/Bereiche/Themen dargestellt werden. Auf der zweiten Ebene kann dann z.B. zwischen den vorhandenen Dokumenttypen unterschieden werden und als Abschluss wieder eine fortlaufende Nummer in dem Bereich.

Variante 3 - Prozessstruktur für die Dokumente

Die Dokumentenstruktur kann natürlich analog der Prozess-Struktur aufgebaut werden. In den meisten Fällen ist dies jedoch nicht die beste Lösung, da Dokumente sich nicht immer nur einem Prozess zuordnen lassen. Deshalb bietet der QM-Pilot die Möglichkeit im Prozessmanagement eine Prozesssichtweise zu ermöglichen, im Dokumentenmanagement jedoch eine separate Struktur aufzubauen. Oft sind Dokumente an Abteilungen/Bereiche angehängt, weshalb hier die crossorganisationale Prozess-Struktur nicht dienlich ist.

Dennoch gibt es auch Organisationen, bei der eine Anlehnung bzw. die Prozess-Struktur im Dokumentenmanagement funktioniert.