Soll ein Prozess in mehreren Ordnern hinterlegt werden, weil dieser beispielsweise für verschiedene Abteilungen identisch ist, gibt es hier zwei Möglichkeiten:
- Prozess kopieren (neuer eigenständiger Prozess mit bereits erfassten Kenndaten, Ablauf etc. wird erstellt, Pflege individuell für jeden Prozess) -> sinnvoll, wenn an anderer Stelle ähnlicher Prozess benötigt wird
- Prozess-Verlinkung erstellen (Verlinkung auf einen bestehenden Prozess, Pflege nur beim Original-Prozess) -> sinnvoll, wenn an anderer Stelle identischer Prozess benötigt wird
1. Prozess kopieren / als Basis für einen eigenständigen Prozess verwenden
Ich wähle den Prozess aus, den ich kopieren möchte. Beispielsweise weil dieser an einer anderen Stelle in der Prozess-Landschaft auch verwendet wird oder weil es einen ähnlichen Prozess gibt und ich diesen als Basis für die Anpassung verwenden möchte.
Wähle ich Prozess kopieren aus, wird im selben Ordner die Kopie dieses Prozesses abgelegt. Dieser ist dann unabhängig vom Ursprungsprozess und kann nach Bedarf angepasst/verändert (Kenndaten, Prozessdaten, Ablauf) werden, ohne dass dies Auswirkungen auf den ursprünglichen Prozess hat. Dieser Prozess ist dann eigenständig:
2. Prozess-Verlinkung
Wird in der Prozess-Landschaft an mehreren Stellen ein identischer Prozess verwendet, muss dieser nicht manuell an allen Stellen erstellt, gezeichnet und erfasst werden. Es kann ein Original-Prozess angelegt und an den verschiedenen Stellen auf diesen verwiesen werden. Dadurch muss nur der Original-Prozess gepflegt werden.
Dafür erstelle ich an entsprechender Stelle nach dem normalen Verfahren einen Prozess, kann für diesen eine Nummer und einen Namen eingeben. Unter Mehr Informationen findet man ganz unten Zielprozess. Hier kann ich angeben, auf welchen Prozess verwiesen wird:
Einen verlinkten Prozess erkenne ich am schwarzen Prozess-Pfeil mit einem Link-Symbol:
Wird der Prozess geöffnet, ist nicht erkennbar, dass dieser auf einen anderen Prozess verweist. Die Ansicht ist wie bei einem normalen Prozess. Die Informationen werden vom Ziel-Prozess abgerufen (Kenndaten, Ablauf, Text). Werden im Original-Prozess Änderungen vorgenommen, sind diese auch in allen verlinkten Prozessen aktuell ersichtlich nach Freigabe.
