In der Regel werden in der Fusszeile eines Dokumentes Informationen (z.B. Dokumenten-Nr, Dokumenten-Titel, Version, etc.) abgelegt, über die man ein Dokument auch identifizieren kann.
Damit Kopf- oder Fusszeilen beim Überarbeiten von neuen Versionen automatisch aktualisiert werden, können Metadaten aus dem QM-Pilot in Word-Dokumenten aufgenommen und synchronisiert werden.
Die erforderliche Funktion in Word ist das Einfügen von DocProperty Variablen.
Damit diese Funktion genutzt werden kann,
- muss im QM-Pilot, in den Einstellungen "Dokumenten-Metadaten hinzufügen" aktiviert sein
- und es darf keinen Konflikt mit der Verwendung aus anderen Applikationen geben (z.B. gesperrtes Dokument)
Zum Einfügen der Meta-Daten im Bearbeitungsmodus des QM-Pilot das Dokument zuerst aus dem QM-Pilot über den Öffnen-Button herunterladen und dann lokal öffnen.
Unter dem Reiter Einfügen auf Schnellbausteine und dort Feld auswählen.
Beim Feldnamen "DocProperty" auswählen, dann erscheinen die Feldeigenschaften rechts. Dort runter scrollen, bis die QMP-Eigenschaften erscheinen. Hier kann die gewünschte Eigenschaft über Doppelklick angewählt und eingefügt werden.
Die nun im Dokument hinterlegten Meta-Daten werden aktualisiert, wenn diese im QM-Pilot verändert werden. Sinnvoll ist es, diese in der Fuss- oder Kopfzeile einzufügen.
| Docproperty | QM-Pilot Element | |
| QMP-Changedate | Änderungsdatum | |
| QMP-Changeuser | User, der die Änderung vorgenommen hat | |
| QMP-Checkdate | Prüfdatum | |
| QMP-Checker | Prüfer | |
| QMP-Checkout | Angabe, ob Dokument ausgecheckt ist (J) oder nicht (N) | |
| QMP-CreateDate | Erstelldatum | |
| QMP-CreateUser | Ersteller | |
| QMP-Label | Bezeichnung | |
| QMP-Nr | Nr. | |
| QMP-Owner | Eigner/Dokumentenverantwortlicher | |
| QMP-ReleaseDate | Freigabedatum | |
| QMP-Releaser | Freigeber | |
| QMP-Statetext | Status | |
| QMP-Type | Dokumententyp | |
| QMP-ValidFrom | Gültig ab | |
| QMP-ValidTo | Gültig bis | |
| QMP-Version | Versionsnummer |
Wichtig: DocProperty aktualisiert bei jedem Öffnen des Dokuments die Eigenschaften aus dem QM-Pilot. Die Felder werden jedoch nicht automatisch von Word aktualisiert sondern müssen manuell aktualisiert werden (Rechtsklick auf das Feld) es sei denn das Dokument wird neu gespeichert oder gedruckt.
Hier finden Sie eine Anleitung, damit Word diese Felder automatisch aktualisiert.
Wichtig für automatische PDF-Generierung und Vorschau (aktueller Stand):
Das Dokument wird in der Regel im Status "Entwurf" wieder in den QM-Pilot geladen. Anschliessend durchläuft es den Prüf- und Freigabeworkflow (Änderung der Meta-Daten). Als Grundlage für die PDF-Erstellung und die Vorschau im System dient aus technischen Gründen die Datei zum Zeitpunkt des Speicherns auf der QM-Pilot Datenbank. Somit werden hier dann nach dem Prüf- und Freigabeworkflow keine aktualisierten Meta-Daten angezeigt. Dies liegt am Microsoft Problem, dass die Daten nicht automatisch aktualisiert werden (wie oben beschrieben).
