Im Nachfolgenden werden die Module im Allgemeinen beschrieben. Dies dient der Übersicht über die verschiedenen Funktions- und Einsatzmöglichkeiten des QM-Pilot. Über die Navigation rechts können Sie zu einem Punkt Ihrer Wahl springen.

Prozesse

QM-Pilot bietet für Mitarbeiter die nur an freigegebenen Prozessen interessiert sind, die Funktion „Prozesse ansehen“ an.

Allen die Prozesse erstellen, beschreiben, ändern, prüfen, freigeben, oder archivieren steht die Funktion „Prozesse bearbeiten“ zur Verfügung.

Informationen zum Prozess

Die Beschreibung eines Prozesses erfolgt über die vier Info-Gruppen

• Prozessdaten (Identifikations- resp. Ordnungsdaten) 
• Kenndaten (Ziel,  Geltungsbereich, Input, Output, Mitgeltende Unterlagen, Messgrössen, Normative Grundlagen, …)
• Text (freier Text als Ergänzung oder als Ersatz zum Ablauf)
• Ablauf (Prozess-Graph)

Kenndaten

Mit den Kenndaten kann der Prozess vor allem fachlich beschrieben werden.
Das Raster (Ziel und Zweck, Input, Output, etc.) ist konfigurierbar.

Text

Mit der Möglichkeit auch einen Text zur Beschreibung eines Prozesses erfassen zu können, wird QM-Pilot einem häufigen Benutzer-Bedürfnis gerecht. Oft sind Prozessbeschreibungen in Textform vorhanden, und man möchte auf das Erstellen eines graphischen Ablaufs verzichten. Dies ist dann in diesem Abschnitt möglich.

Ablauf

Die Modellierung eines Ablaufs ist kein Zeichenvorgang wie bei Visio, Flowcharter, oder Ähnlichem. Im QM-Pilot werden die Daten für den Ablauf erfasst und nach einer Layout-Vorschrift (Konfiguration) dargestellt.

Das Einfügen z.B. einer neuen Spalte erfolgt durch eine Konfigurationsänderung und wirkt sich auf alle in der Datenbank abgelegten Prozesse aus.

Portal

Mitarbeitern mit einer entsprechenden Berechtigung steht ein Portal in der Umgebung „Prozesse bearbeiten“ zur Verfügung. 

In dieser Ansicht werden zur Verfügung gestellt:

• die Struktur der Ablage der Prozesse in einer Browser- resp. Explorer-Ansicht (1)
• den Verlauf der neu aufgenommenen oder geänderten Prozesse (2)
• die persönlichen Aufgaben (prüfen, freigeben, Wiedervorlage) (3)
• die Anzahl Zugriffe der vergangenen Tage auf Prozesse oder Status aller Prozesse als Tortendiagramm (4)
• die Feedbacks zu Prozessen, Dokumenten, oder Risiken für die man als Eigner verantwortlich ist (5)
• der News – Bereich, in dem man neue News erstellen, bestehende News ändern oder löschen kann (6)
• die Liste der persönlichen Favoriten (7)

Darstellung eines Prozess-Schrittes

Die Darstellung eines Prozess-Schrittes besteht aus

• einem Symbol mit einem Text-Label
• der Beschreibung des Prozess-Schrittes (Text)
• der Hilfsmittelspalte (Verknüpfungen zu Dokumenten, oder Web-Links)
• Verantwortungsspalte (enthält Funktionen); - es sind auch mehr Spalten möglich
  (z.B. zur Abbildung des DEMI-Prinzips — Durchführung Entscheidung Mitwirkung Information)
• einer Spalte für den Eintrag normativer Grundlagen, und evtl. einer Spalte für Risiken.

Dokumente

QM-Pilot bietet für Mitarbeiter die nur an freigegebenen Dokumenten interessiert sind, die Funktion „Dokumente ansehen“ an.

Allen die Dokumente aufnehmen, prüfen oder freigeben, steht die Funktion „Dokumente bearbeiten“ zur Verfügung.

Die Dokumente, ganz gleich ob es Word-, Excel-, PowerPoint-, oder PDF-Dokumente sind, werden in der QM-Pilot Datenbank abgelegt. Mit einem eindeutigen Dokumenten-Link können diese weiter verarbeitet und zur Verfügung gestellt werden.

Metadaten – Daten über die Dokumente

Innerhalb vom QM-Pilot, werden Dokumente beschrieben durch

• Nummer, Bezeichnung
• Sprache, Status, Version
• Eigner, Prüfer, Freigeber
• Erstell-Datum, Änderungs-Datum
• Änderungsgrund
• Gültig ab – Gültig bis, Wiedervorlage (Datum)
• Dokumenten-Typ
• Keywords, Kommentar
• Link

Kenndaten

Bei Bedarf lassen sich auch Kenndaten zu einem Dokument erfassen. Diese können frei konfiguriert werden.

Anwendbare Funktionen auf Dokumente

Welche Funktionen auf das Dokument angewendet werden können sieht man an den Icons. Funktionen, die aufgrund vom Status, oder der Rolle des Nutzers nicht möglich sind werden auch nicht angezeigt.

In der Tabelle unten kann die Historie des Dokumentes abgelesen werden und auf jede Version, auch archiviert, zugegriffen werden.

Portal

In dieser „Cockpit“-Ansicht werden zur Verfügung gestellt:

• die Struktur der Ablage der Dokumente in einer Browser- resp. Explorer-Ansicht (1)
• den Verlauf der neu aufgenommenen oder geänderten Dokumente (2)
• die persönlichen Aufgaben (prüfen, freigeben, Wiedervorlage) (3)
• die Anzahl Zugriffe der vergangenen Tage auf Dokumente oder Übersicht über Status aller Dokumente als Tortendiagramm (4)
• die Feedbacks zu Prozessen, Dokumenten, oder Risiken für die man als Eigner verantwortlich ist (5)
• der News – Bereich, in dem man neue News erstellen, bestehende News ändern oder löschen kann (6)
• die Liste der persönlichen Favoriten (7)

Web-Links

Neben den (Vorgabe-) Dokumenten, die aus QM-Sicht „gelenkt“ werden müssen, können auch Web-Links abgelegt und als Hilfsmittel bei Prozess-Schritten genutzt werden.

Z.B. ein Link zum „Bundesgesetz über die Arbeit in Industrie, Gewerbe und Handel“.
Damit stellt man sicher, dass immer auf die aktuell gültige Version verwiesen wird.

Risiken

QM-Pilot bietet ein optionales Modul an, mit dem Risiken verwaltet werden können. Dabei geht man mit Risiken analog um, wie mit Prozessen und Dokumenten. 

Mitarbeiter die nur an freigegebenen Risiken interessiert sind, können diese über „Risiken ansehen“. Alle die Risiken identifizieren, erfassen, prüfen und freigeben steht die Funktion „Risiken bearbeiten“ zur Verfügung. 

Konfigurationsmöglichkeiten

Im Gegensatz zu den Anforderungen an ein Management-System mit Prozessen und Dokumenten sind die Kundenbedürfnisse an die Verwaltung von Risiken sehr, sehr unterschiedlich.

Deshalb lassen sich beim QM-Pilot über einen umfangreichen Konfigurationsfragebogen die gewünschten Einstellungen auswählen. Es ist durchaus möglich, dass man aufgrund verschiedener Erfahrungen bestimmte Einstellungen auch wieder verändert.

Beschreibung von Risiken

Das folgende Schema zeigt wie Risiken im QM-Pilot beschrieben werden.
Konkrete Massnahmen können, müssen aber nicht verwendet werden.

Risiken einem Prozess oder Prozess-Schritt zuordnen

Das Zuordnen eines Risikos zu einem Prozess-Schritt funktioniert analog der Zuordnung von Dokumenten.
Hier kann man erkennen bei welchem Prozess-Schritt welches Risiko relevant ist. Die Risiko-Spalte wird (nur) bei Bedarf konfiguriert.

Funktionen

Die auf Risiken anwendbaren Funktionen, sind die Gleichen, die auch beim Umgang mit Prozessen und Dokumenten zur Verfügung stehen. So können mit der Funktion der Wiedervorlage z.B. Verantwortliche über eine E-Mail daran erinnert werden, ein Risiko zu überprüfen.

Risiken ausdrucken

Risiken lassen sich analog wie die Prozesse ausdrucken. Konfiguriert werden kann, welche Metadaten im Header angezeigt werden sollen.  

Berichte

Die Query & Reporting-Möglichkeiten, die über die Berichte gewählt werden können, funktionieren analog zu den Prozessen und Dokumenten.

Organigramme

QM-Pilot bietet für Mitarbeitende, die das Organigramm nur ansehen wollen, die Funktion „Organigramm ansehen“. Ebenfalls können diese im Ansichtsmodus nach Organisationseinheiten Prozesse, Dokumente und Risiken filtern.

Alle, die die Berechtigung zum Anpassen des Organigramms sowie dessen Informationen haben, steht die Funktion „Organigramm bearbeiten“ zur Verfügung.

In allen Fällen wird über einen Internet-Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome oder Safari) gearbeitet, ganz gleich ob man einen PC, ein Notebook, ein Tablet oder ein Smartphone nutzt.

Der Aufbau des Organigramms hat in der Navigationsleiste die gleiche Ansicht, wie die Prozess-, Dokumenten- und Risikostruktur. Die Systematik der Erstellung einzelner Organisationseinheiten erfolgt ebenfalls ähnlich der anderen Strukturen.

Unterstützung im Organisations-Management

Das Organisations-Management-Modul ermöglicht nicht nur die grafische Darstellung der Aufbauorganisation, um diese für die Mitarbeitenden transparent darzustellen. Das Modul bietet weiterhin die Möglichkeit, Wissen, Kompetenzen und weitere für das Unternehmen interessante Informationen einer Organisationseinheit oder eines Mitarbeitenden zu erfassen und darzustellen. Dies kann dann die Erfassung und Verwaltung von Kompetenzen und Fähigkeiten in einem Unternehmen unterstützen. Da das Modul nicht für sich steht, sondern mit den anderen Modulen des QM-Pilot verknüpft ist, können Organisationseinheiten mit Prozessen, Dokumenten und Risiken verknüpft und somit das Netzwerk im QM-Pilot weiter ausgebaut werden.

 Mitarbeiter-Kenndaten / Informationen erfassen

Im Organisations-Management-Modul lassen sich Informationen ähnlich wie in den Kenndaten mit konfigurierbaren Feldern erfassen. Dies hat den Vorteil, dass über die Suchfunktion auch Kompetenzen oder Funktionen von Organisationseinheiten und Mitarbeitenden gefunden werden können.

• Organisationseinheit
  • Funktion, Verantwortlichkeiten, Ansprechpartner, …
• Mitarbeitende
  • Eintritt, Ausbildung, zusätzliche Qualifikationen, Kompetenzen, …

 Zuweisung der Organisationseinheiten

Die einzelnen Organisationseinheiten bzw. Funktionen können sowohl Prozess-Schritten als auch Prozessen, Dokumenten oder Risiken zugeordnet werden. Nach der Zuordnung kann in der Navigationsleiste nach Organisations-Einheiten die Ansicht gefiltert werden. Somit sind nur die für die entsprechende Organisationseinheit relevanten Elemente sichtbar. Gefilterte Ansichten erscheinen bei einem eingeloggten Benutzer je nach Zugehörigkeit zur Organisationseinheit automatisch.

 Verknüpfung von Organisations-Einheiten mit Prozess-Schritten

Im Grafik-Editor können, wie auch die Dokumente und Risiken, die Organisationseinheiten einzelnen Prozess-Schritten zugeordnet werden. Dies ermöglich, die Verantwortlichkeit für einzelne Prozess-Schritte festzulegen. Dies ist vor allem interessant, wenn die Verantwortlichkeit innerhalb des Prozesses wechselt und nicht für den gesamten Prozess gilt.

Fazit

Das Organisations-Management-Modul unterstützt ihre Organisation resp. Unternehmung dabei, die Organisations-struktur darzustellen, Verantwortlichkeiten und Aufgaben zuzuordnen sowie Kompetenzen und Fähigkeiten zu verwalten. Diese können nach Bedarf transparent an Mitarbeitende freigegeben werden. Der QM-Pilot als Gesamt-Lösung bietet ein praxistaugliches Führungsinstrument zur Erfüllung Ihrer Anforderungen an ein Qualitätsmanagement.

Preise

Das Organisations-Management Modul ist eine kostenpflichtige Option.  Zusätzliche Installationsarbeiten sind nicht erforderlich.  Die Funktionalität des Moduls kann in einer bestehenden Installation durch Abel-Systems freigeschaltet werden. Der Preis richtet sich wie bei der Basis-Lizenz nach der Unternehmensgrösse resp. nach den FTE-Stellen (full-time equivalent).

Audit

Planung, Durchführung und Massnahmenmanagement von Audits

QM-Pilot bietet ein optionales Zusatzmodul für das Auditmanagement. Es können Audits in einer freien Struktur angelegt und verwaltet werden. Der gesamte Prozess von der Planung, über die Durchführung bis zum Massnahmenmanagement ist berücksichtigt.

Alle, die die Berechtigung zur Verwaltung von Audits haben, können über das Modul Audits anlegen, bearbeiten, Checklisten erstellen und ausfüllen sowie Massnahmen für Abweichungen erfassen.

In allen Fällen wird über einen Internet-Browser (Microsoft Edge, Firefox, Chrome oder Safari) gearbeitet, ganz gleich ob man einen PC, ein Notebook, ein Tablet oder ein Smartphone nutzt.

Die im QM-Pilot bereits erfassten Prozesse, Dokumente und optional Risiken können mit den Audit-Informationen verknüpft werden. Dies ermöglicht eine übersichtliche Darstellung aller relevanten Inhalte und Auswertung bereits auditierter Prozesse oder zugehöriger Dokumente.

Audit Erfassung und Verwaltung

Die Ablage der Auditstruktur kann frei erstellt werden. Separat können Checklisten-Vorlagen erstellt und in einer getrennten Struktur abgelegt werden. Diese stehen als Templates für alle Audits zur Verfügung. Die Checklisten können dann direkt beim Audit ausgefüllt und ggfs. Massnahmen zu Schwachstellen/Abweichungen erfasst werden.

Audit Basisdaten und Kenndaten

Für die Auditverwaltung können 4 verschiedene Eingabemasken für den Audit-Typ konfiguriert werden (Interne, Externe, Lieferanten und andere Audits). Beim Anlegen eines neuen Audits kann zwischen diesen 4 Audit-Typen gewählt werden.

Im Bereich der Audit-Kenndaten können Felder frei konfiguriert werden, um zusätzliche Informationen zum Audit zu erfassen. Dies können Textfelder aber auch Auswahlfelder zu den anderen QM-Pilot Modulen sein, um bspw. Prozesse oder Dokumente mit dem Audit zu verknüpfen.

Checklisten erstellen und verwalten

Im Bereich Checklisten können Checklisten-Vorlagen mit Fragen individuell erstellt werden. Diese Checklisten stehen dann für die Audits zur Verfügung und können bei Bedarf für mehrere Audits verwendet werden. Die ausgefüllten Checklisten werden direkt beim Audit abgelegt, die Vorlage bleibt davon unberührt. Das Bewertungsschema kann individuell im QM-Pilot angelegt werden.

Massnahmenmanagement für Abweichungen

Zu den in der Audit-Checkliste erfassten Abweichungen können Massnahmen erfasst werden. Diesen werden Verantwortlichkeiten sowie ein Frist-Datum zugewiesen sowie die erneute Überprüfung dokumentiert. Für das Massnahmenmanagement können E-Mail-Benachrichtigungen konfiguriert werden.

Berichte

Alle Daten der Audits, Massnahmen und Checklisten können in umfangreichen Berichten ausgewertet werden. Diese stehen standardmässig im QM-Pilot zur Verfügung, können angepasst und in eine Excel-Datei exportiert werden.

Fazit

Das Audit-Management Modul ermöglicht eine vollständige und einfache Planung, Verwaltung, Durchführung und Nachverfolgung aller Audits. Die Verknüpfung der Audits mit weiteren Inhalten des QM-Pilot ermöglicht eine vollständige Darstellung aller relevanten Inhalte an einem Ort. Zusätzliche externe Dokumentationen können direkt beim Audit abgelegt werden. Über Reports können alle Audit-Daten ausgewertet und dargestellt werden. Alle Audit-Informationen stehen den berechtigten Usern zur Verfügung. Informationen aus bereits vergangenen Audits können jederzeit für neue Audits wieder hervorgeholt werden.

Preise

Das Audit-Management Modul ist eine kostenpflichtige Option.  Zusätzliche Installationsarbeiten sind nicht erforderlich.  Die Funktionalität des Moduls kann in einer bestehenden Installation durch Abel-Systems freigeschaltet werden. Der Preis richtet sich wie bei der Basis-Lizenz nach der Unternehmensgrösse resp. nach den FTE-Stellen (full-time equivalent).