Die Metadaten eines Dokuments können über die DocProperties in einem Dokument beispielsweise in der Fußzeile hinterlegt werden. Diese sind dann mit den Daten im QM-Pilot verknüpft und halten das Dokument aktuell. Wird ein Dokument über z.B. Microsoft Word gedruckt, so werden die DocProperties automatisch aktualisiert (für den Fall, dass es im QM-Pilot eine Änderung gegeben hat).

Die DocProperties werden jedoch nicht immer automatisch aktualisiert. Im Word muss im Normalfall dafür das entsprechende DocProperty-Feld markiert und manuell über Rechtsklick -> Feld aktualisieren.

Damit dies von Word automatisch bei jedem Öffnen gemacht wird, muss ein Makro hinterlegt werden. Dies muss nur einmalig geschehen und nicht für jedes einzelne Dokument!

Dazu Word öffnen (ein leeres Dokument reicht) -> Datei -> Optionen -> Menüband anpassen
dort bei Entwicklertools ein Häkchen setzen und mit OK bestätigen:

Im Menüband finden Sie nun den Reiter Entwicklertools, dort Makros auswählen:

Geben Sie dem Makro den Namen AutoOpen und wählen Sie Erstellen:

Den Code können Sie in folgendes Feld einfügen:

Sub AutoOpen()
   If ActiveDocument.ProtectionType = wdNoProtection Then
      Dim oStory As Range
      For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
         oStory.Fields.Update
         If oStory.StoryType <> wdMainTextStory Then
            While Not (oStory.NextStoryRange Is Nothing)
               Set oStory = oStory.NextStoryRange
               oStory.Fields.Update
            Wend
         End If
         Next oStory
         Set oStory = Nothing
   Else
      MsgBox "Das Dokument ist schreibgeschützt. DocProperties konnten nicht aktualisiert werden.", , "Fehler beiaktualisiern der DocProperties"
   End If
End Sub

Nachdem Sie den Code rein kopiert haben speichern Sie ganz normal. 
Nun werden in neu geöffneten Worddokumenten alle DocProperties  automatisch aktualisiert.