Der QM-Pilot bietet ab der Version 3.4.300 die Möglichkeit einen erneuten Überprüfungsworkflow zu durchlaufen und zu dokumentieren.
In den Meta-Daten der Inhalte kann ein Überprüfungsdatum gesetzt werden.
Es kann ausserdem in der Konfiguration (wie für das Wiedervorlagedatum) ein initialer Standardwert gesetzt werden.
Dieser wird dann beim Erstellen oder einer neuen Version automatisch gesetzt.
Zu diesem Überprüfungs-Datum wird im Bearbeiten-Bereich der Status Überprüfung gesetzt. Im Ansehen-Bereich hat dies weiterhin den Status Freigegeben.
In der Rollenkonfiguration kann definiert werden, ob ein Eigner das Recht hat, bei seinem eigenen Inhalt direkt wieder auf freigegeben zu setzen, ohne dass Prüfer und Freigeber involviert werden:
Ansonsten wird ganz normal der Prüf- und Freigabeworkflow durchlaufen mit erneut prüfen und erneut freigeben. Statt eines Änderungsgrund wird hier das neue Überprüfungsdatum abgefragt.
Die erneute Prüfung und Freigabe wird dann auch so in der Historie dokumentiert, damit Sie nachvollziehbar ist.
Alternativ kann natürlich, sofern eine Änderung notwendig ist, eine neue Version erstellt werden.
Zusätzlich gibt es noch die Rollenberechtigung, dass das Datum in der Ansicht, ohne Bearbeiten und ohne neue Version geändert werden kann:
Damit könnte jedoch dann der Überprüfungszyklus verschoben werden ohne Dokumentation. Sollte dieser strikt eingehalten werden sollen, sollte man diese Möglichkeit nicht geben.
Eigene erneut freigeben
Der Prozesseigner/Dokumentverantwortliche kann ohne Prüfer und Freigeber eigenständig den Inhalt direkt wieder auf freigegeben setzen, sofern er weiterhin gültig ist:
Eigene erneut freigeben nicht aktiviert, sodass gesamter Workflow durchlaufen werden muss
Dann muss das nächste Überprüfungsdatum gesetzt werden. Wenn in der Konfiguration ein Standardwert gesetzt ist, wird dieser hier automatisch eingetragen:
Der Prüfer kann den Status auf Erneut geprüft setzen oder bei Bedarf ablehnen:
Der Freigeber kann den Status auf erneut freigegeben setzen oder bei Bedarf ablehnen:
In der Historie ist dokumentiert, wann die Version erneut überprüft und freigegeben wurde:
