Im QM-Pilot können in den Modulen Prozess-, Dokumenten- und Risikomanagement für alle Inhalte die Verantwortlichkeiten für Eigner, Prüfer und Freigeber vergeben werden. 

Für die Positionen Eigner, Prüfer, Freigeber gibt es die Möglichkeit Benachrichtigungen zu konfigurieren und zu steuern sowie Auswertungen zu machen, welcher Mitarbeitender für welchen Inhalten an diesen Positionen eingetragen wurde.

Eigner

Für jeden Inhalt kann immer nur eine verantwortliche Person als Eigner eingetragen werden. Diese ist je nach Definition inhaltlich für den Prozess, das Dokumente oder Risiko verantwortlich.

Zum Teil wird die Verwaltung der Inhalte delegiert, sodass nicht die inhaltlich Hauptverantwortliche Person als Eigner eingetragen ist, sondern die für die Verwaltung verantwortliche Person. In diesem Fall kann die inhaltlich verantwortliche Person auch als Prüfer oder Freigeber eingetragen werden.

Prüfer

Für jeden Inhalt können ein oder mehrere Prüfer eingetragen werden. Prüfer übernehmen in der Regel die inhaltliche sowie formelle Prüfung. Sollte ein Inhalt aus mehreren Sichtweisen geprüft werden müssen, können mehrere Prüfer eingesetzt werden. Je nach Berechtigungs-Konfiguration müssen alle Prüfer den Inhalt auf geprüft setzen oder mit entsprechender Berechtigung nur ein Prüfer.

Freigeber

Für jeden Inhalt können ein oder meherere Freigeber eingetragen werden. Freigeber geben die finale Freigabe für die Veröffentlichung eines Inhaltes im Ansehen-Bereich. Bei einem 4-Augen-Prinzip sind oder Eigner und Freigeber die selbe Person. Es kann aber auch eine für das System hauptverantwortliche Person als Freigeber bestimmt werden, um die Einhaltung aller Vorgaben zu überprüfen.

Für alle Positionen gilt, dass immer mindestens ein User eingetragen werden muss und die Felder nicht leer bleiben können.